Với sự đa dạng của hình thức kinh doanh, Với mức độ tăng trưởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hóa thị trường của môi trường kinh doanh tại Việt Nam. Hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp.

Chính vì vậy một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của ban điều hành Doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Các chức năng, nhiệm vụ, vai trò, tầm quan trọng, cách thức xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đã được nhắc đến trong rất nhiều tài liệu, giáo trình. Trong khuôn khổ bài viết này, Rồng Việt muốn đưa ra và thảo luận về việc xây dựng nội dung hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp như thế nào để phù hợp với hình thức doanh nghiệp Việt Nam.

Để xây dựng một hệ thống KSNB phù hợp nhất cho mỗi doanh nghiệp, trước hết, cần xác định rõ những đặc điểm trọng yếu của lĩnh vực kinh doanh, hình thức quản trị, cơ cấu hệ thống các phòng ban điều hành, mối quan hệ tác nghiệp của mỗi phòng ban trong từng doanh nghiệp cụ thể.

Kế đến, ta phải đề ra được một chính sách KSNB rõ ràng, minh bạch để tất cả Ban điều hành đều thấu hiểu được tầm quan trọng như hiệu quả hỗ trợ cho công tác điều hành từ các công cụ tích cực của hệ thống KSNB, với các nội dung chủ yếu như sau:

I. Mục tiêu của chính sách KSNB

• Xác lập/ hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban bộ phận trong toàn doanh nghiệp
• Là hướng dẫn, là căn cứ làm cơ sở cho việc xây dựng các tài liệu phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động trên toàn doanh nghiệp
• Xây dựng các công cụ để làm căn cứ để tiến hành các thủ tục KSNB, căn cứ đánh giá tính tuân thủ, trung thực, đúng đắn trong công tác quản lý điều hành các hoạt động của doanh nghiệp

II. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh của chính sách KSNB

• Chính sách kiểm soát nội bộ được áp dụng với tất cả các đối tượng cá nhân, tổ chức, tất cả các nguồn vốn, tài sản thuộc doanh nghiệp
• Chính sách kiểm soát nội bộ được áp dụng thống nhất trong toàn bộ tập đoàn và các công ty thành viên theo tiêu chí linh động và phù hợp với đặc thù quản lý điều hành sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, đơn vị, công ty thành viên của doanh nghiệp

III. Quá trình tác nghiệp KSNB 

1. Nội dung của công việc KSNB 

• Kiểm tra, đánh giá các thông tin kinh tế, tài chính và phi tài chính đã và đang cũng như sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp
• Xác nhận và báo cáo về chất lượng độ tin cậy của thông tin quản trị, thông tin tài chính do các cá nhân, phòng ban, bộ phận và ban điều hành doanh nghiệp báo cáo cho đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị hay chủ doanh nghiệp.
• Xác nhận việc tuân thủ pháp luật, tuân thủ nghị quyết của đại hội đồng cổ đông, của chủ doanh nghiệp mà ban điều hành doanh nghiệp đã và đang thực hiện trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
• Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tiềm tàng vốn có và có thể xảy ra trong tương lai đối với hoạt động của doanh nghiệp
• Kiến nghị giải pháp ngăn ngừa các sai phạm đã và đang hoặc có thể xảy ra
• Khuyến nghị/ giám sát thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc phục sai phạm, rủi ro trong mỗi bộ phận phòng ban, mỗi quyết định trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

      2. Phương pháp thực hiện công cuộc KSNB 

• Tổ chức xây dựng, kiểm tra, đánh giá độ tin cậy, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống các tài liệu quản trị, hệ thống quy trình tác nghiệp thực hiện công tác điều hành, tiến hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Tiếp nhận, thẩm định tính xác thực, độ tin cậy của các thông tin trong công tác quản lý điều hành hoạt động
• Giám sát tính tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ
• Xem xét, quản lý các sai phạm , rủi ro, đề ra biện pháp đảm bảo an toàn tài sản và nguồn vốn
• Kiến nghị giải pháp khắc phục sai pham, rủi ro

      3. Quyền hạn của KSNB 

• Quyền chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình
• Quyền yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời toàn bộ các thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung kiểm soát nội bộ
• Quyền tiếp cận, xem xét tất cả các hoạt động quản lý điều hành
• Quyền tiếp  cận, phỏng vấn các cá nhân tổ chức, đơn vị thành viên có liên quan đến nội dung kiểm soát
• Quyền tham dự – yêu cầu cung cấp tất cả các thông tin từ các cuộc họp của tất cả các cấp quản lý
• Quyền yêu cầu giám sát các hoạt động khắc phục, hoàn thiện đối với các vấn đề mà KSNB đã ghi nhận và có khuyến nghị
• Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện công việc
• Tổ chức thực hiện các công việc không thuộc phạm vị nghiệp vụ KSNB

      4. Trách nhiệm

• Bảo mật tài liệu, thông tin KSNB theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của tập đoàn
• Chịu trách nhiệm trước cổ đông về những đánh giá, kết luận, kiến nghị đề xuất trong báo cáo KSNB

      5. Nguyên tắc hoạt động

• Độc lập về tổ chức các đơn vị, các bộ phận điều hành
• Độc lập về hoạt động với các hoạt động quản lý điều hành, với các nghiệp vụ được kiểm soát
• Độc lập về đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm soát
• Khách quan, trung thực trong quá trình kiểm soát nhiệm vụ nội bộ
• Chuyên trách và không kiêm nhiệm các cương vị, các công việc chuyên môn khác trong bộ máy điều hành

      6. Nguyên tắc lưu trữ báo cáo, hồ sơ, tài liệu KSNB

• Hồ sơ kiểm soát bao gồm các báo cáo, hồ sơ, tài liệu được lưu giữ theo từng đối tượng được kiểm soát
• Các báo cáo, hồ sơ, tài liệu KSNB phải được lưu giữ tại bộ phận KSNB ít nhất (05) năm
• Phải được ghi chép thành văn bản, dữ liệu điện tử lưu giữ theo trình tự thời gian

      7. Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của KSNB 

• Thực hiện hậu kiểm tra, đánh giá thời gian, kết quả theo những kiến nghị của KSNB

      8. Giám sát quản lý chất lượng công tác kiểm soát

           Trưởng ban kiểm soát phải thực hiện

• Phân công, chỉ đạo, điều hành công việc của các thành viên trong ban kiểm soát
• Giám sát tiến độ thực hiện công tác kiểm soát
• Xử lý các vấn đề phát sinh và rà soát công việc trong quá trình kiểm soát
• Tuân thủ theo kế hoạch công việc và đạt được chất lượng theo yêu cầu của kế hoạch kiểm soát.