Doanh nghiệp mới thành lập với bộn bề lo toan về các thủ tục hoàn chỉnh việc kinh doanh, các khoản phải chi trả, nhân viên, lao động… và các phương thức để phát triển doanh nghiệp, vì thế, các vấn đề liên quan đến thuế thường hay mắc phải do những lúng túng ban đầu. Đặc biệt nhân viên kế toán phải đặc biệt chú ý đến vấn đề này nếu không muốn gặp rắc rối với cơ quan thuế.
Sau khi giải quyết được vấn đề chính, ta hãy xem xét một số vấn đề nhỏ hơn liên quan đến những điều nên và không nên làm khi quản lý thuế trong một công ty mới.
Đừng bỏ qua những chi phí trong giai đoạn khởi nghiệp
Như bạn đã biết, việc biến một ý tưởng thành hiện thực là một việc khá tốn kém. Tuy nhiên tin tốt ở đây là hầu như bất kỳ việc gì bạn làm trong giai đoạn đầu tiên này như quảng cáo, nghiên cứu thị trường hoặc việc đi lại để gặp gỡ khách hàng tiềm năng, đều có thể dùng để khấu trừ.
Theo một chuyên gia tài chính doanh nghiệp thì “Chi phí khởi nghiệp từ 100 triệu trở xuống sẽ được khấu trừ hoàn toàn trong năm đầu tiên”. Nếu chi phí này vượt quá 100 triệu thì khi đó bạn có thể xem xét việc thực hiện khấu trừ trong thời gian lên đến 15 năm tùy thuộc chi phí đó cao đến mức nào.
Doanh nghiệp mới thành lập cần theo dõi chi phí, thuế đúng cách
Theo quy định thì đối với chi phí đi lại và ăn uống trên hai trăm ngàn trở lên, bạn không chỉ cần biên lai và chứng từ cho chi phí đó mà còn phải giải trình về các khoản này. Mặc dù cơ quan thuế không yêu cầu hóa đơn đối với các chi phí dưới hai trăm ngàn, nhưng sẽ tốt hơn nếu doanh nghiệp mới thành lập vẫn giữ chúng như một cách để lưu lại thông tin về nơi bạn đã đến hoặc người bạn đi cùng.
Nếu bạn sử dụng thẻ tín dụng cá nhân cho mục đích kinh doanh, hãy chắc chắn việc nộp giải trình chi phí kịp thời để được công ty hoàn lại. Còn nếu bạn thường phải đi lại khá nhiều cho công việc, hãy làm một bản ghi chép lịch trình và thống kê các chi phí.
Bạn có thể dùng một ứng dụng để theo dõi số km đi của bạn, quan trọng là hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng xe công ty cho mục đích công việc, ví dụ như đi đến ngân hàng để gửi tiền hoặc gặp gỡ khách hàng bởi vì những chi phí đi lại cá nhân thường sẽ không được khấu trừ. Và trong trường hợp bị cục thuế kiểm tra thì những chứng từ hợp pháp này sẽ là tài sản quý giá nhất của bạn.
Đừng coi thiết bị và văn phòng phẩm giống nhau
Hiểu rõ sự khác biệt giữa thiết bị và văn phòng phẩm sẽ giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện khấu trừ chi phí trên mỗi loại. Văn phòng phẩm là những đồ dùng mà bạn sử dụng trong văn phòng mỗi ngày, như bút mực hoặc giấy ghi chú. Còn thiết bị là các tài sản có thời hạn sử dụng lớn hơn hoặc bằng 1 năm như máy tính, máy in hay ổ cứng.
Phân loại nhân viên đúng cách
Nhằm tránh việc nộp thuế thu nhập, nhiều công ty khởi nghiệp đã mắc sai lầm khi phân loại nhân viên của họ. Họ không biết rằng, đây một trong những vấn đề mà cơ quan thuế rất quan tâm khi tiến hành kiểm toán công ty bạn. Vậy sự khác biệt giữa một nhân viên biên chế và một nhân viên hợp đồng là gì?
Điều này được quyết định dựa vào mức độ kiểm soát của bạn đối với thời gian của họ. Nhân viên chính thức là người bạn có thể yêu cầu họ tới công ty với một thời gian cố định và họ chắc chắn sẽ chỉ làm việc cho một mình công ty của bạn.
Tuy nhiên nếu cơ quan thuế phát hiện vi phạm của bạn trong việc xác định các đối tượng này, bạn sẽ phải đối mặt với một loạt các hình phạt hành chính đồng thời phải đóng bù thuế thu nhập. Các chuyên gia tài chính doanh nghiệp cũng cảnh báo rằng “Hình phạt này chắc chắn sẽ đủ để khiến một số doanh nghiệp nhỏ phải phá sản”.
Bạn có thể phải trả bằng tiền túi của mình thậm chí ngay cả khi bạn đã nộp đơn xin phá sản. Bởi vì theo quy định “Các chủ sở hữu công ty có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về các loại thuế quỹ tín thác”.
Tiết kiệm tiền thuê văn phòng bằng cách làm việc tại nhà
Nếu bạn còn đang ngần ngại trong việc lấy nhà làm văn phòng làm việc thì bạn nên cân nhắc về điều này bởi vì bạn có thể tiết kiệm được khoản không nhỏ nhờ việc cắt giảm chi phí mặt bằng này. Hãy dành riêng một không gian của bạn để làm văn phòng dù nó chỉ bé bằng một góc phòng ngủ nhà bạn.
Khi đó, chắc chắn bạn sẽ ngạc nhiên về khoản tiền mà bạn tiết kiệm được từ việc này. Việc khấu trừ chi phí thuê mặt bằng từng được coi là thứ khiến công ty dễ bị kiểm toán, tuy nhiên với sự nổi lên của các doanh nghiệp tại nhà (chi cục quản lý doanh nghiệp thời gian gần đây báo cáo rằng 60% các doanh nghiệp nhỏ hoạt động tại nhà), cơ quan thuế dường như đã ngừng gây áp lực và lập ra một tiêu chuẩn khấu trừ cho riêng họ.
Những vấn đề trên kế toán nên đặc biệt chú ý để hạch toán đúng với các nghiệp vụ phát sinh để không phải gặp rắc rối với cơ quan thuế trong những buổi đầu lập nghiệp.
