Kế toán viên luôn được yêu cầu phải trang bị cho mình những kỹ năng tạo ra ảnh hưởng, nhưng làm thế nào để đạt được những kỹ năng đó? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây.
Các từ ngữ như “sự ảnh hưởng”, “giao tiếp” hay “cảm xúc” có lẽ thường không xuất hiện trong công việc hàng ngày của đa phần những người làm kế toán quản trị.
Tuy nhiên, bộ kỹ năng trên đang ngày càng trở nên phổ biến, trở thành những tiêu chuẩn mà nhiều doanh nghiệp yêu cầu những người đang thực hiện công tác quản trị, các công việc tài chính kế toán phức tạp cần phải có.
Chuyên gia tư vấn quản lý, chuyên gia đào tạo, người dẫn chương trình – Paddy Spruce giải thích rằng nhiều CPA cần bổ sung thêm những kỹ năng mềm vào năng lực chuyên môn của mình.
Trau dồi kỹ năng mềm: Kỹ năng cần thiết cho kế toán viên
Các kỹ năng này đặc biệt quan trọng đối với những kế toán viên khi làm việc với các bộ phận khác của doanh nghiệp bởi họ là người giải thích các vấn đề tài chính, bàn bạc về việc phân bổ tài nguyên và vốn. Ông nhấn mạnh rằng kế toán viên cần biết kết nối mọi người cả về mặt cảm xúc.
Ông Spruce cho biết: “Các kế toán viên thường có nhiều kỹ năng chuyên môn, họ được đào tạo bài bản, họ hiểu ngôn ngữ của những con số nhưng lại thất bại trong việc xúc tiến công việc”.
“Họ đơn giản chỉ nói ‘Đây là thông tin anh cần’ và bàn giao lại cho cấp trên, tuy nhiên người cấp trên ấy liệu có dùng tới những thông tin này hay không phụ thuộc vào việc anh ta thấy nó quan trọng tới mức nào.”
“Tôi nghĩ cái ta cần là thuyết phục các kế toán viên rằng ‘Để thăng tiến trong sự nghiệp và được đối tác lắng nghe ý kiến của mình thì bạn cần thoát khỏi cái khuôn mẫu mà ở đó bạn chỉ cần làm tốt việc phân tích và trình bày dữ liệu’.”
Theo ông Spruce, bước tiếp theo mà kế toán viên cần làm là thuyết phục mọi người hành động dựa trên những dữ liệu ấy, “điều này góp phần xây dựng sự nghiệp tương lai của bạn và mở ra cánh cửa đến với vị trí quản lý cấp cao.
“Họ là những người ra quyết định và thực hiện chiến lược, vì thế bạn cần đảm bảo rằng mình là một phần của tổ chức.”
Phương pháp tạo ảnh hưởng
Spruce chia sẻ rằng, các nhà kế toán quản trị nên xây dựng tư duy chiến lược trong cách thức trao đổi thông tin và phương pháp khẳng định bản thân để đạt được kết quả mong muốn.
“Thực hiện được điều này không hề dễ dàng nhưng nó lại đóng vai trò vô cùng quan trọng nếu kế toán viên muốn bản thân và những con số của họ được công nhận,” – ông nói.
“Phong cách gây ảnh hưởng cũng rất quan trọng, đừng chỉ đưa ra những con số khô khan mà hãy tìm tòi phương pháp trình bày và phát triển chúng theo những phong cách khác nhau phù hợp với từng hoàn cảnh.”
Spruce cũng chia sẻ thêm rằng để nâng cao tầm ảnh hưởng của mình, bạn cần quyết định làm thế nào để đạt được kết quả mong muốn, tập trung vào các nhiệm vụ thiết yếu cũng như xây dựng mối quan hệ với các đối tác.
“Bạn muốn các đối tác hành động nhưng cũng phải để tâm đến việc xây dựng mối quan hẹ với họ. Đương nhiên là bạn sẽ muốn có một mối quan hệ tốt đẹp chứ không phải một mối quan hệ xấu đi.
Việc xây dựng và vun đắp mối quan hệ cũgn quan trọng như khả năng thể hiện và trình bày các thông tin của bạn theo cách để các thông tin đó được đón nhận một cách nghiêm túc”.
Giải thích kết quả
Theo Spruce, trong quá trình trình bày công việc và tạo ảnh hưởng, kế toán viên cần phải đưa ra được những hệ quả của việc không triển khai hành động.
“Truyền đạt giá trị lợi ích là rất quan trọng, bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo rằng người nghe hiểu được hệ quả của việc lắng nghe hoặc bỏ qua lời khuyên của ban,” – ông nói.
“Đó là phương pháp thuyết phục theo lối phân tích lô-gich, nhưng cũng có phương pháp gây ảnh hưởng khác bằng việc khơi gợi cảm xúc của người nghe.”
Để làm được điều này, Spruce nói rằng bạn cần phải quyết đoán bằng cách đưa ra khuyến nghị trực tiếp, sau đó giải thích hệ quả khi tuân theo và rủi ro của việc không tuân theo khuyến nghị.
Lùi lại đúng thời điểm
Kiềm chế cũng là một kỹ năng cần thiết của một kế toán quản lý. Theo Spruce, ngoài việc mở rộng tầm ảnh hưởng của mình, ta cũng cần biết thời điểm mà mình cần phải dừng lại.
“Khả năng này cho chúng ta biết một cuộc tranh luận, một trận chiến, một cuộc đấu sắp xảy ra và ta cần phải dừng lại trước khi nó bắt đầu.”
“Liệu điều này có thực sự cần thiết đối với doanh nghiệp, với đạo đức và lợi ích của con người? Nếu có, bạn cần biết là bạn phải đứng lên và nói ‘Không, đây không phải trận chiến tôi mong muốn hôm nay.
Tôi sẽ quay lại vào một thời điểm khác.’ Khi ấy, bạn đã hiểu thời điểm nào có thể tiếp tục và thời điểm nào nên dừng lại.
Hãy là một người biết lắng nghe
Spruce cho biết, kỹ năng bị xem nhẹ nhất là khả năng lắng nghe và thấu hiểu mong muốn của người khác.
“Bạn cần phải hiểu vì sao họ không hành động và vì sao họ không nhìn nhận bạn một cách nghiêm túc.
“Chúng ta cần phải biết lắng nghe và thấu hiểu mong muốn của người khác và biến những mong muốn đó trở thành lợi ích của bản thân. Điều này có nghĩa rằng khi chúng ta kết thúc công việc tôi sẽ không nói ‘Kế toán viên của tôi đã hoàn thành xuất sắc công việc’. Thay vào đó, tôi sẽ nói rằng ‘Tôi tin tưởng anh/cô ấy, tôi sẵn sàng lắng nghe lời khuyên của anh/cô ấy dựa trên mối quan hệ hiện tại của chúng tôi’.”
