Trong các doanh nghiệp, tình trạng hàng tồn kho ảo diễn ra thường xuyên. Nhiều trường hợp khi có quá nhiều hàng tồn kho ảo, doanh nghiệp sẽ không biết phải xử lý như thế nào? Vậy hãy theo dõi bài viết này để tìm hiểu về cách giảm hàng tồn kho ảo.
Khái niệm về hàng tồn kho ảo
Tình trạng hàng tồn kho ảo xảy ra khi số lượng hàng hóa được ghi trong sổ kế toán nhiều hơn so với số lượng hàng hóa thực trong kho. Dù hàng trong sổ và trong kho bị chênh lệch bao nhiêu thì nó vẫn không thể phản ánh được trung thực về giá trị hàng tồn.
Nguyên nhân khiến doanh nghiệp có nhiều hàng tồn kho ảo?
Có rất nhiều nguyên nhân để doanh nghiệp rơi vào tình trạng hàng tồn kho. Có thể chia thành 2 nguyên nhân, bao gồm chủ quan và khách quan.
Nguyên nhân chủ quan
Trong quá trình bán hàng, khi khác hàng không yêu cầu lập hóa đơn. Kế toán viên quên lập hóa đơn và không trừ vào trong sổ kho hàng.
Nguyên nhân khách quan
- Kế toán viên đã không trang bị và không tuân thủ đúng nguyên tắc kế toán. Không ghi chép kịp thời, đầy đủ và trung thực.
- Không nắm vững và không tuân thủ đúng quy định kế toán. Sau khi đã cung cấp dịch vụ xong phải lập hóa đơn ngay.
- Kế toán viên đã không nắm rõ được cách ghi nhận doanh thu để tính thuế khi có phát sinh buôn bán hàng hóa và dịch vụ.
- Khi hàng có dấu hiệu bị hỏng hoặc bị hao hụt tự nhiên. Nhưng kế toán viên lại không biết cách để lập hồ sơ giảm hàng tồn.
Cách làm giảm hàng tồn kho ảo trong doanh nghiệp
Để có thể làm giảm hàng tồn kho ảo trong doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tham khảo những cách như sau;
Đăng ký với bên Sở công thương
Để có thể giả đươc lượng hàng tồn ảo trong doanh nghiệp, kế toán viên có thể tham gia đăng ký về việc thực hiện khuyến mãi với Sở Công thương. Khi doanh nghiệp mua một khối lượng hàng, dù lớn đến đâu, nếu khuyến mại đi một lượng nhỏ hàng hóa. Điều này cũng giúp doanh nghiệp bớt đi một phần hàng tồn ảo.
Thực hiện giảm giá hàng bán ra thị trường
Khi doanh nghiệp có khách hàng ký hợp đồng mua hàng và với số lượng hàng lớn. Có thể giảm giá hàng bán cho khách hàng đó. Nếu như doanh nghiệp có thể tăng được số lượng hàng bán ra, như vậy có thể giảm được một phần hàng tồn ảo.
Tiến hành lập thủ tục hủy hàng và thanh lý hàng
Đối với việc làm thủ tục hủy hàng và thanh lý, doanh nghiệp có thể cách 3 đến 4 tháng sẽ làm một lần. Các thủ tục này sẽ dựa vào những mặt hàng đã mua lâu nhất, hãy thanh lý với giá hợp lý hoặc hủy những mặt hàng đã không còn giá trị sử dụng.
Đối với thủ tục thanh lý hàng, kế toán viên sẽ chuẩn bị những giấy tờ như sau:
- Biên bản kiểm kê hàng hóa định thanh lý
- Quyết định về việc thanh lý hàng hóa do để lâu không thể bán được
- Xuất hóa đơn thanh lý hàng hóa
Đối với thủ tục hủy hàng, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị những giấy tờ như sau:
- Biên bản kiểm kê các mặt hàng đã hết hạn sử dụng hoặc những mặt hàng bị hỏng do sinh lý hóa
- Đề nghị về việc hủy các mặt hàng đã hết hạn sử dụng hoặc đã bị hỏng do sinh lý hóa
- Biên bản về việc hủy hàng hóa.
Xuất hàng bán lẻ
Đây cũng là một trong những cách giảm hàng tồn ảo trong doanh nghiệp, khá hiệu quả. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ xuất bán lẻ hàng tồn cho khách lẻ và không lập hóa đơn. Trường hợp này, doanh nghiệp sẽ phải chịu thiệt 10%. Tuy nhiên cách này vẫn được nhiều công ty ưa chuộng.
Cho doanh nghiệp vay mượn
Có một cách để làm giảm hàng tồn cũng được áp dụng rất nhiều hiện nay. Đó là cho các doanh nghiệp khác vay mượn hàng hóa. Áp dụng cách này để hợp thức hóa. Sau khi đã hợp thức hóa xong, sẽ trả lại hàng cho nhau.
Tuy nhiên đối với cách này, sẽ chỉ áp dụng được trong năm tài chính hiện hành. Và quan trọng hơn cả là cả hai bên phải đồng ý.
