Hướng dẫn sử dụng Hóa đơn điện tử trong kê khai, hạch toán và lưu trữ hóa đơn

Trong quá trình kinh doanh, nhiều đơn vị còn lúng túng trong nghiệp vụ kê khai, hạch toán và lưu trữ khi nhận được hóa đơn điện tử đầu vào trong hoạt động mua dịch vụ, hàng hóa … Bài viết dưới đây sẽ giải đáp một số thắc mắc phổ biến này.

Hóa đơn điện tử có dạng như thế nào ?

                   Định dạng XML và PDF của hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)

Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.

Cách nhận hóa đơn điện tử

                                                                                          Nhận hóa đơn điện tử qua email.

Khi các bạn mua hàng hóa, dịch vụ thì nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho các bạn theo các hình thức sau: bản thể hiện của HĐĐT được in ra giấy (xăng dầu, viễn thông, điện, nước …), gửi mã và link tra cứu qua điện thoại, gửi email file PDF hoặc cả 2 file PDF và XML, …

Bản thể hiện hóa đơn điện tử PDF.

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào ?

Đối với việc lưu trữ HĐĐT: Nếu bạn là người mua bạn cần lưu trữ song song 2 file đó là file PDF và file XML. Mặc dù 2 file này theo quy định của luật kế toán, người bán phải lưu trữ trong 10 năm, tuy nhiên để chủ động trong quá trình hoạt động, các bạn vẫn nên lưu trữ 2 file này về máy tính của doanh nghiệp mình.

Kê khai và nộp thuế bằng hóa đơn điện tử

Các bạn sử dụng các file PDF, bản thể hiện của hóa đơn in dạng giấy hoặc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để kê khai thuế và nộp thuế bình thường.

Sau đó các bạn có thể truy cập website hoặc cổng thông tin điện tử của nhà cung cấp tải file XML (có giá trị về pháp lý khi chưa bị chỉnh sửa)  để phục vụ quá trình lưu trữ, tra cứu nếu CQT yêu cầu.

Hóa đơn điện tử trong hạch toán kế toán

Đối với hạch toán kế toán và kẹp chứng từ khi hoàn thiện sổ sách báo cáo, các bạn in bản thể hiện kẹp chứng từ bình thường theo nghiệp vụ để phục vụ cho quyết toán thuế, trường hợp cán bộ thuế cần kiểm tra file gốc, các bạn mở file trên máy vi tính hoặc copy vào USB cho cán bộ thuế.