Chứng từ kế toán thuộc vào những tài liệu quan trọng. Kế toán viên phải lưu trữ những chứng từ này đúng với thời hạn mà luật pháp đã quy định. Tuy nhiên, sau khi đã lưu trữ đủ thời gian, kế toán có thể hủy chứng từ kế toán.
Khi nào hủy chứng từ kế toán?
Thời điểm để doanh nghiệp hủy chứng từ kế toán, khi đã hết thời hạn lữu trữ chứng từ. Thời hạn lưu trữ các chứng từ thường rơi vào 5 năm hoặc 10 năm. Khi đã hết thời hạn lưu trữ, kế toán viên sẽ tiêu hủy tùy ý.
Tài liệu của đơn vị nào, đơn vị đó sẽ tự tiêu hủy. Dựa trên điều kiện của các đơn vị, mà bạn sẽ tự lựa chọn cách thức để tiêu hủy chứng từ kế toán.
Thủ tục để tiêu hủy chứng từ kế toán
Khi tiêu hủy chứng từ kế toán, cần phải làm thủ tục tiêu hủy trước.
Đầu tiên, người đại diện của doanh nghiệp, theo quy định của Pháp luật sẽ đứng đầu để thành lập Hội đồng tiêu hủy chứng từ trước. Lưu ý, trong Hội đồng tiêu hủy này, gồm có: Lãnh đạo của văn phòng kế toán; Kế toán trưởng; Người đứng đầu của bộ phận lưu trữ những tài liệu, chứng từ kế toán; Một số những thành phần khác do người đứng đầu chỉ định.
Khi đã đầy đủ các thành viên trong Hội đồng. Hội đồng sẽ bắt đầu tiến hành kiểm kê, đánh giá và phân loại các tài liệu chuẩn bị tiêu hủy của doanh nghiệp. Sau khi đã phân loại xong, sẽ bắt đầi lập ra Danh sách các tài liệu cần được tiêu hủy. Biên bản tiêu hủy tài liệu cũng sẽ được lập ra ngay sau đó.
Sau khi kế toán đã tiêu hủy xong những chứng từ kế toán của doanh nghiệp, kế toán cần phải lập ngay Biên bản tiêu hủy tài liệu. Trong Biên bản tiêu hủy chứng từ kế toán sẽ gồm có những nội dung như: Loại chứng từ được tiêu hủy; Thời hạn lưu trữ của các loại chứng từ trước đó ( Chứng từ lưu trữ tối thiểu 5 năm; Chứng từ lưu trữ tối thiểu 10 năm); Hình thức tiêu hủy của các loại chứng từ ( Cắt; Xé; Đốt); Kết luận về việc tiêu hủy chứng từ; Trên biên bản cần có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên trong Hội đồng.
Hồ sơ khi tiêu hủy tài liệu của kế toán
Trước khi kế toán viên thực hiện tiêu hủy tài liệu của công ty, kế toán sẽ phải chuẩn hồ sơ tiêu hủy như sau:
- Danh sách những tài liệu kế toán đã hết hạn lưu trữ và cần tiêu hủy
- Bản thuyết minh kế toán về những tài liệu chuẩn bị tiêu hủy
- Quyết định về việc thành lập Hội đồng về việc tiêu hủy các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp
- Biên bản họp Hội đồng về việc tiêu hủy tài liệu kế toán
- Quyết định về việc tiêu hủy tài liệu
- Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu kế toán
Sau khi đã chuẩn bị xong những hồ sơ này, kế toán viên đã có thể bắt đầu tiêu hủy chứng từ, tài liệu kế toán.
Những hình thức tiêu hủy chứng từ kế toán
Khi kế toán viên tiến hành tiêu hủy tài liệu kế toán. Có thể lựa chọn một số những hình thức tiêu hủy như sau:
- Cắt nhỏ các chứng từ kế toán
- Đốt cháy chứng từ kế toán
- Xé nhỏ chứng từ kế toán
Dựa vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà kế toán viên có thể lựa chọn cho mình hình thức tiêu hủy phù hợp nhất.
Mức xử phạt hành chính liên quan đến hành vi hủy chứng từ
Một số các hành vi khi hủy chứng từ trong doanh nghiệp vi phạm và bị xử phạt hành chính. Các hành vi bao gồm:
- Những tài liệu, chứng từ của doanh nghiệp chưa lưu trữ đủ thời hạn. Mà kế toán viên đã đem ra để tiêu hủy. Mặc dù trường hợp này chưa đến mức phải truy cứu trước pháp luật.
Ví dụ: Chứng từ thuộc nhóm đối tượng lưu trữ trong vòng 5 năm. Nhưng mới chỉ lưu trữ được 4 năm, kế toán đã đem ra tiêu hủy.
- Trước khi đem tài liệu kế toán ra tiêu hủy. Doanh nghiệp đã không thành lập Hội đồng tiêu hủy chứng từ. Không làm theo các bước tiêu hủy chứng từ cơ bản.
Những trường hợp vi phạm này sẽ bị xử phạt hành chính từ 10 triệu đến 20 triệu đồng. Quy định trong Điều 3, Khoản 157, Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
