Cách sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp đã nhiều thay đổi. Các doanh nghiệp để đảm bảo được quá trình hoạt động, cần phải cập nhật ngay những quy định mới về hóa đơn năm 2020.
Quy định mới về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Đối với quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể chia thành hai giai đoạn như sau:
Giai đoạn từ trước ngày 31/10/2020
Ở trong giai đoạn này, khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những giấy tờ như sau:
- Mẫu của hóa đơn
- Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp
- Thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử
Khi đã gửi đầy đủ hồ sơ đến cơ quan thuế. Trong vòng 2 ngày đã nhận được hồ sơ. Nếu như không thấy bên phía cơ quan thuế ý kiến gì. Lúc này doanh nghiệp có thể thực hiện phát hành hóa đơn.
Giai đoạn từ ngày 1/11/2020
Khi bước vào gia đoạn này, hồ sơ thủ tục đăng kí sử dụng hóa đơn sẽ có sự thay đổi. Lúc này, khi mà doanh nghiệp muốn đăng kí, chỉ cần phải nộp tờ khai đăng kí và tờ thay đổi thông tin của hóa đơn điện tử. Mẫu này doanh nghiệp sẽ sử dụng theo mẫu 01 ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Sau khi đã gửi xong toàn bộ giấy tờ. Trong vòng 1 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhậnn được thông báo của cơ quan thuế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
Quy định về hóa đơn năm 2020 khi chuyển từ HĐĐT sang chừng từ giấy
Dựa trên Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Được tính thời gian từ ngày 31/10/2020. Cụ thể ở trong những trường hợp như sau:
- Ở trong quá trình lưu thông, người bán hàng muốn chứng minh gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình. Tuy nhiên sẽ chỉ được thực hiện việc chuyển đổi một lần.
- Cả người bán và cả người mua đều có quyền thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Điều này được thực hiện nhằm mục đích lưu trữ chứng từ kế toán cho doanh nghiệp.
Lưu ý
Bắt đầu từ ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp sẽ chỉ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Khi doanh nghiệp có mục đích phục vụ cho việc ghi sổ.
Quy định mới về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Đối với thời điểm lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiến hành xác định thời điểm lập dựa theo thời điểm bán ký số, ký điện tử ở trên hóa đơn được hiển thị dựa theo định dạng ngày.
Như vậy có thể thấy rằng, bắt đầu từ ngày 11/1/2020. Toàn bộ các hóa đơn điện tử khi lập. Bắt buộc trong hóa đơn, ngày lập và ngày ký số ở trên hóa đơn phải trùng nhau. Như thế hóa đơn mới được coi là hợp lệ.
Quy định mới về hóa đơn năm 2020 khi xảy ra sai sót
Trường hợp sai tên và địa chỉ của người mua nhưng lại không sai về các nội dung khác
- Người bán chỉ việc gửi lại cho người mua về thông tin hóa đơn đã bị sai
- Trong trường hợp này sẽ không cần phải làm lại hóa đơn
Trường hợp sai về các thông số như mã thuế, tiền, hàng hóa…
- Người bán và cả người mua cần phải gặp nhau để ghi rõ ra và thỏa thuận lại về những vấn đề đã sai sót.
- Sau đó bên bán hàng sẽ thực hiện lập hóa đơn điện tử mới, thay thế cho hóa đơn cũ. Người bán sẽ gửi lại cho người mua hóa đơn mới này.
- Cuối cùng bên bán hàng sẽ gửi thông báo đến cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới.
Hóa đơn đã đến tay cơ quan thuế và nhận ra dữ liệu có sai sót
- Người bán cần phải soạn thông báo và gửi đến cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
- Trong trường hợp đã thông báo về việc hủy hóa đơn. Bên bán hàng sẽ lập một hóa đơn điện tử mới và gửi đến cho người mua. Sau đó bên bán sẽ thực hiện gửi lại các dữ liệu cho cơ quan thuế
- Nếu như bên bán hàng không thực hiện thông báo cho cơ quan thuế. Như vậy, cơ quan thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo về những sai sót trong hóa đơn cho bên bán hàng.
