Hiện nay hầu hết các đơn vị đều tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán (kế toán máy). Tuy nhiên người làm kế toán cần phải nắm vững và hiểu các quy trình liên quan đến quá trình kế toán từ khâu lập chứng từ, mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, chữa sổ kế toán cho đến khâu lập báo cáo kế toán theo kế toán thủ công. Từ đó hiểu bản chất của quy trình kế toán thì mới yêu cầu xây dựng phần mềm đáp ứng về chuyên môn kỹ thuật hạch toán và sử dụng tốt phần mềm kế toán đó.
Quy trình mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán
Quy trình sau đây chỉ là quy trình khái quát về mặt lý thuyết nói chung chứ không theo một hình thức kế toán cụ thể nào.
1. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ phát sinh để ghi vào sổ nhật ký tùy theo hình thức kế toán. Đồng thời ghi vào các sổ chi tiết liên quan.
2. Hàng ngày, từ sổ nhật ký kế toán ghi vào sổ cái của các tài khoản liên quan.
3. Cuối kỳ, lập bảng tổng hợp chi tiết từ các số chi tiết.
4. Cuối kỳ, đối chiếu số tổng cộng trên bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái tài khoản tương ứng.
5. Cuối kỳ, căn cứ các sổ cái tài khoản lập bảng cân đối thử tạm thời để kiểm tra số liệu kế toán đã hạch toán, đồng thời để có số liệu lập các bút toán điều chỉnh.
6. Căn cứ bảng cân đối thử tạm thời và các tài liệu liên quan, kế toán lập các bút toán điều chỉnh. Ví dụ như bút toán khấu hao tài sản cố định, trích trước chi phí.
7. Căn cứ số liệu trên bảng cân đối thử tạm thời và các tài liệu liên quan khác, kế toán lập các bút toán khóa sổ các tài khoản doanh thu, chi phí, xác định kết quả.
8. Từ các bút toán điều chỉnh và các bút toán khóa sổ, kế toán ghi các bút toán đó vào sổ nhật ký. Sau đó ghi vào sổ Cái các tài khoản.
9. Kế toán lập bảng cân đối thử hoàn chỉnh để kiểm tra đối chiếu số liệu trước khi lập báo cáo tài chính.
Quy tắc mở sổ kế toán
Một đơn vị kế toán bắt đầu hoạt động hoặc bắt đầu một kỳ kế toán mới thì kế toán cần tiến hành công việc mở sổ kế toán. Công việc mở sổ kế toán thường gồm: xác định danh mục sổ kế toán cần mở và đăng ký danh mục sổ kế toán, chuyển số dư đầu kỳ ghi vào hệ thống sổ kế toán mới.
Việc xác định danh mục sổ kế toán là xác định hệ thống sổ kế toán cần mở để ghi chép các nghiệp vụ sẽ phát sinh. Tùy theo quy định cụ thể của pháp lý và của cấp quản lý có thẩm quyền, đơn vị có thể cần đăng ký danh mục sổ kế toán sử dụng với cơ quan chức năng và phải sử dụng nhất quán hệ thống sổ đã đăng ký trong suốt niên độ kế toán.
Sau đó kế toán tổ chức ghi số dư đầu kỳ vào các sổ kế toán (sổ tổng hợp và sổ chi tiết). Kế toán căn cứ vào số dư cuối kỳ của các tài khoản trên các sổ kế toán kỳ trước ghi số dư đầu kỳ của các tài khoản tương ứng trên các sổ kế toán kì này.
Quy tắc ghi sổ kế toán
Ghi sổ kế toán phải được dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp lý, hợp pháp. Các nghiệp vụ phát sinh kế toán cần phải:
- Ghi sổ kịp thời, rõ ràng, đầy đủ, trung thực, chính xác vào các sổ kế toán liên quan.
- Không được bỏ sót hoặc ghi trùng.
- Không được ghi xen kẽ, chồng chéo, không bỏ cách dòng, phần không có số liệu phải được gạch chéo.
- Không được tùy tiện sửa chữa, tẩy xóa trên sổ kế toán. Khi có sai sót phải sửa chữa sổ kế toán theo quy tắc chữa sổ.
>>> Mách bạn 3 phương pháp chữa sổ kế toán nhanh nhất
Quy tắc khóa sổ kế toán
Cuối kỳ, kế toán phải tiến hành các công việc khóa sổ kế toán. Bao gồm các công việc như:
- Cộng số liệu trên các sổ kế toán.
- Lập các bảng tổng hợp chi tiết.
- Lập bảng cân đối thử tạm thời.
- Lập các bút toán điều chỉnh, bút toán khóa sổ, đối chiếu số liệu.
- Lập bảng cân đối thử hoàn chỉnh để chuẩn bị lập các báo cáo tài chính.
