Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) đã không còn xa lạ gì đối với các kế toán viên. Loại hóa đơn này được sử dụng ở trong các doanh nghiệp. Đặc biêt, nó được sử dụng theo pháp luật. Trong nhiều trường hợp, kế toán viên viết sai hóa đơn GTGT. Vậy, những trường hợp viết sai này cần giải quyết như thế nào?
Viết sai hóa đơn Giá trị gia tăng nhưng vẫn nằm trong cuốn
Khi kế toán viên viết sai hóa đơn Giá trị gia tăng. Sau đó, kế toán nhận ra điểm sai, hóa đơn GTGT này vẫn nằm trong cuốn hóa đơn, chưa xé ra. Trường hợp này, kê toán viên phát hiện sớm, nên giải quyết sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Khi đã phát hiện ra mình viết sai, kế toán viên sẽ tiến hành gạch chéo hóa đơn đơn. Coi như là hóa đơn này sẽ không được sử dụng nữa. Kế toán viên rút kinh nghiệm cho những lần viết hóa đơn GTGT sau.
Trường hợp viết sai hóa đơn GTGT nhưng chưa giao cho khách hàng
Khi kế toán viên viết sai hóa đơn GTGT nhưng phát hiện muộn. Ví dụ như khi đã xé hóa đơn ra khỏi cuốn nhưng chưa gửi cho khách hàng của mình. Trường hợp hóa đơn viết sai và chưa gửi đến tay khách hàng. Kế toán sẽ xử lý tình huống như sau:
- Gạch chéo tất cả những liên của hóa đơn GTGT viết sai đó.
- Lập lại hóa đơn GTGT khác đúng và chuẩn cho khách hàng
- Đối với hóa đơn GTGT đã viết sai trước đó. Kế toán cần lưu giữ lại hóa đơn đó, kẹp vào trong cuốn hóa đơn GTGT.
Đối với tình huống lập sai hóa đơn Giá trị gia tăng, nhưng may mắn chưa gửi đến tay khách hàng. Trong trường hợp này đã được quy định ở Khoản 1 Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Kế toán viên không cần bắt buộc phải làm Biên bản thu hồi lại hóa đơn.
Trường hợp viết sai hóa đơn GTGT cho khách và chưa khai thuế
Nhiều trường hợp, kế toán viết sai hóa đơn GTGT và đã đưa cho khách hàng. Tuy nhiên, cả hai bên vẫn chưa sử dụng hóa đơn để khai thuế. Trườn hợp viết sai này, kế toán có thể xử lý như sau:
- Tiến hành lập Biên bản thu hồi hóa đơn GTGT viết sai đã đưa cho khách hàng
- Sau khi đã lập Biên bản thu hồi và thu hồi được hóa đơn GTGT. Kế toán viên sẽ gạch chéo toàn bộ những liên hóa đơn còn lại của hóa đơn GTGT đó. Những hóa đơn viết sai này cần được lưu trữ lại. Để khi cơ quan Thuế hỏi đến sẽ sử dụng để giải trình.
- Sau đó, kế toán viên sẽ lập và xuất một hóa đơn GTGT mới cho khách hàng. Hóa đơn này phải đảm bảo viết chuẩn và đúng. Chú ý, nội dung ngày xuất của hóa đơn là ngày lập, chứ không sử dụng ngày của hóa đơn GTGT cũ.
- Khi thực hiện kê khai thuế, kế toán viên sẽ sử dụng nội dung trên hóa đơn mới để kê khai. Còn đối với hóa đơn GTGT đã bị thu hôi đó, sẽ không sử dụng để kê khai và không sử dụng để hạch toán.
Để tránh xảy ra những sai lầm không đáng có. Kế toán viên nên kiểm tra lại những hóa đơn GTGT của mình thật kỹ. Sau khi đã check lại chính xác toàn bộ thông tin, kế tóa viên mới tiến hành xé hóa đơn ra khỏi cuốn.
Viết sai hóa đơn GTGT và đã sử dụng để kê khai Thuế
Hóa đơn do kế toán viên viết sai, đưa cho khách hàng, cả hai bên đều đã sử dụng để kê khai thuế. Trường hợp này tuy có mức độ nghiêm trọng hơn, nhưng vẫn có cách để xử lý.
- Khi phát hiện ra viết sai, kế toán cần lập tức lập Biên bản sai sót. Biên bản này được lập dựa trên cơ sở thỏa thuận giữa bên bán hàng và bên mua hàng. Trong Biên bản, chú ý cần phải ghi rõ những sai sót trong hóa đơn.
- Sau đó, kế toán viên sẽ lập hóa đơn GTGT để điều chỉnh những sai sót. Hóa đơn trước đó sai ở đâu, kế toán cần điều chỉnh đúng ở đó.
- Khi kê khai Thuế, kế toán sẽ sử dụng hóa đơn GTGT mới lập để thực hiện kê khai. Sau đó cũng dựa trên hóa đơn GTGT đã sửa, điều chỉ doanh số mua bán của cả hai bên.
